Är digitala möten här för att stanna?

Är digitala möten här för att stanna?

Under pandemin var vi tvungna att anpassa oss väldigt snabbt för arbete hemifrån. I stället för att ses på fysiska möten, var vi tvungna att ställa om sättet att arbeta på och digitala möten blev snabbt en ny rutin för många, som bjöd på många skratt och tekniska äventyr. Nu har samhället återhämtat sig och vi börjar återgå till ett slags “normalläge”. Men vi kan fortfarande se spår av vad som var under pandemin, och det är bland annat de digitala mötena. Är de här för att stanna? Och vilka möjligheter bidrar dessa till?

Digitala möten utvecklades på väldigt kort tid från att inte vara så vanliga, till att plötsligt bli frekventa, både för möten och för utbildningar mm. I vår koncern har vi fortsatt att ha en ganska så stor mängd digitala möten, utöver de fysiska mötena vi har. De digitala mötena är väldigt smidiga och bidrar till effektivitet och flexibilitet! Mötets deltagare behöver inte ta sig till en specifik plats, utan kan enkelt med ett knapptryck medverka i mötet. På så sätt minskar vi även på antalet resor som görs, vilket inte enbart är tidseffektivt utan också positivt för miljön! Detta är en viktig möjlighet för oss i och med att Byggmästar´n i Skåne har tre olika kontor utspridda runt om i Skåne, i Helsingborg, Landskrona och Arlöv och Rehn Bygger har sina två kontor i Helsingborg och Ängelholm. Digitala möten underlättar för oss att ha möten på ett mer smidigt sätt, där vi kan “träffas” från alla våra geografier! Detta bidrar även till att det är enklare för flera att vara med på mötet, vilket gör att tillgängligheten ökar. Så det finns en hel del fördelar med digitala möten! När vi skriver möten så menar vi även att vi ändrat helt så att en del utbildningsinsatser numer är digitala, medan vi valt att återgå till fysiska träffar för andra utbildningar. Hos oss är de digitala mötena här för att stanna, för de spar tid, pengar och klimat!

För att de digitala mötena ska bli så bra som möjligt är det viktigt att de medverkande har sin kamera på så att alla medverkande syns och därmed blir mer närvarande. Mötesdeltagare som slår av kameran ska ha vettiga skäl för det. Det är också väldigt bra att sitta framför en egen dator och kamera, i stället för att sitta fler i ett konferensrum, för då blir bilden på den enskilde individen betydligt bättre och närmre. När man sitter i ett konferensrum flera personer och medverkar i ett digitalt möte är det viktigt att tänka på belysningen så att personerna i rummet syns, och att man zoomar in personerna på ett bra sätt, för det blir en väldigt frånvarande bild av det gänget annars. Men har man bara det i åtanke fungerar det såklart bra! Man ska alltså som mötesdeltagare inte bara tänka på sig och vad man själv ser och hör, utan lägga möda på att säkerställa att de andra mötesdeltagarna ser dig med! När man har möten där bilder ska delas, kan det också vara bra att ta stöd i möteshållandet, så att en håller i mötet, en annan skriver och en tredje delar material. Denna typ av samverkan växer fram naturligt och bra framför allt i de interna mötena, men fungerar även bra i de externa mötena.  Men som med så mycket annat så finns det naturligtvis utmaningar med de digitala mötena också.

Vi har nog alla varit med om när tekniken inte riktigt vill som vi vill, även om det inte är så ofta. Det kan handla om att mikrofonen inte fungerar, ljudet är dåligt eller så försvinner uppkopplingen, och ibland är det helt enkelt så att mötesappen, för vår del ofta Teams, har något strul. I början på pandemin var vi duktiga på att starta upp oss långt innan mötena började, för att få allt att fungera, medan vi idag mer sladdar in på minuten, och om tekniken inte fungerar då blir det störningar för mötet. En god idé är därför att kliva in tidigt i de digitala möten, åtminstone det första mötet man har för dagen, så man vet att allt fungerar som det ska.

En annan nackdel kan vara att det blir svårare att läsa av personerna som sitter på andra sidan skärmen, vilket kan göra att det blir svårt att tolka vissa situationer. Det minsta man kan begära är att personerna har sina kameror på i alla fall.

Sedan är det ju så, att vissa mötesagendor och mötesinnehåll passar till olika mötesformer. Svenskamöten.se har tagit fram en liten tabell på vilka möten som passar vilka ämnen, för den som skulle tycka det är svårt att själv komma fram till det. Är det ett känsligare ämne kanske man ska träffas fysiskt inne på kontoret eller är det ett väldigt kort möte där deltagare finns utspridda geografiskt, och då kanske det lämpar sig bättre att ta mötet digitalt. Deras definitioner av möten följer inte riktigt våra, för det beror ju helt och hållet på vad det specifika mötet ska handla om, oavsett dess benämning.

Vår erfarenhet är att många möten och utbildningar kan hållas digitalt. Kortare möten är helt klart mer lämpliga att ha digitalt, gällande de flesta mötestyperna. Kortare utbildningspass och genomgångar är också betydligt smartare att ha digitalt. Vi går till exempel igenom vissa pass digitalt för att de är på cirka 1-2 h långa. Våra hantverkare kan medverka via sina mobiltelefoner och det fungerar jättebra! Det kan handla om affärsetik, fallskydd, kränkningar och diskrimineringar mm. Vissa mötesforum som vi har oss, väljer vi att ha helt digitala, medan vissa mötesforum alternerar mellan digitala och fysiska. Vi ser dock alltid till att man alltid kan medverka digitalt även om ett möte var tänkt att vara fysiskt, så att alla känner sig välkomna ändå! Genom att alternera så gör det att vi ändå kan minska på resor och restid, och ändå ha möjligheten kvar till den sociala kontakten. Den sociala faktorn är trots allt en del av det goda som minskar betydligt under de digitala mötena. SvenskaMöten.se menar att nätverka och mötas fysiskt kan skapa engagemang och främja problemlösning, och inte minst har fysiska möten med människor en stor inverkan på motivationen, energin och humöret. Det håller vi absolut med om! Genom att man byter miljö, och kanske inte enbart, till exempel, sitter hemma eller inne på sitt kontor, så kan även det bidra gott till kropp och själ! Miljöombyte kan främja kreativitet! Vi ser fysiska möten som ett bra tillfälle att träffas allihop, från olika delar av koncernen och uppfylla den här viktiga sociala biten i det hela!

Även i de externa mötena vi har, har vi idag fortsatt med digitala möten, vilket är bra. Även där är det viktigt att alternera, så vi ändå har kvar de fysiska i alla forum, även om de inte alltid behöver vara fysiska utan då med fördel kan vara digitala. Om vi blir kallade till eller bjudna till möten, seminarier och utbildningar kan det hända att vi frågar om vi kan medverka digitalt eller lyssna digitalt, och väldigt många är idag öppna för det. Det skapar en betydligt större tillgänglighet i att lyssna till seminarier och delta i möten man kanske annars hade behövt avstå, och det ökar de demokratiska möjligheterna för personer runt om i landet att engagera sig på olika sätt. I vårt fall handlar det mycket om våra externa nätverk och engagemang i Byggföretagen och Svenskt Näringsliv mm. Tack vare att vi erbjuds medverka digitalt underlättar det vårt engagemang, vilket vi är tacksamma för.

Dock stöter vi på vissa sammanhang där vi nekas medverkan digitalt, där man valt att helt gå tillbaka till tiden före pandemin och bara vill ha fysiska möten och vägrar låta personer delta digitalt. Förutom att vi anser att det går stick i stäv med hållbarheten skapar det också svårigheter att engagera sig i sådana sammanhang. Vi har till och med blivit nekade att medverka på möten som är på kort tid, med lång resväg i bil, i uselt vinterväglag, vilket gjorde oss oerhört besvikna. Men här pratar vi verkligen om unika och ytterst få tillfällen med detta motstånd till digitala möten.

Hade det inte varit för pandemin, hade troligtvis inte de digitala mötena utvecklats och accepterat så snabbt, och för oss är de här för att stanna! Det betyder inte att vi bara vill ha digitala möten, men de är viktiga utifrån ett hållbarhetsarbete framåt men ska såklart alterneras med fysiska möten. En god blandning av de båda är nog det allra bästa!