Digitaliseringen inom Byggmästar´n i Skåne

Digitaliseringen inom Byggmästar´n i Skåne

Det är lätt att blicka framåt och hela tiden vilja ha mer, utan att fundera över på hur det har varit. Utvecklingen går hela tiden framåt och när man börjar blicka tillbaka förstår man hur mycket som faktiskt har hänt, även om vi alltid vill ha utvecklat ännu mer.

1993, när Byggmästar´n i Skåne startade upp sin verksamhet, var faxen en oumbärlig och dyr apparat. Vi hade flertalet stölder av just faxar. Datorer hade vi inte ute i produktionen, och knappt inne på kontoren. Skrivmaskinen var fortfarande ett viktigt inslag i att lämna anbud, skriva fakturor och brev. Dock fanns datorn med på ett litet hörn. Några hade mobiltelefoner, och de var väldigt stora, och var helt enkelt en telefon i en bil.

1996, ett par år senare, använde vi oss av datorerna alltmer, och faxen var fortsatt dyr och stöldbegärlig. Datorerna fanns fortfarande inte ute på byggena, utan var något som användes inne på kontoren. För att tillgodose platsledningen med lagar och andra krav, fick administrationen åka ut till respektive bygge någon gång per år, för att komma med reviderade böcker och broschyrer, till exempel Arbetsmiljöverkets orangea föreskrifter, Boverkets föreskrifter, AMA mm. Dessa förvarades i trälådor som arbetsplatsbibliotek.

2000 var vi ”tvungna” att ha en fast lina till ett bygge på grund av ett kundkrav och därefter tog det fart. Vår platsledning som hade haft bärbara datorer ett tag, kunde nu börja kopplas upp och bli en del av vårt interna nätverk också. Till en början sparades allt lokalt på de bärbara datorerna ute på byggena och de fick ut disketter med mallar. Vi höll i datorutbildningar för att visa hur man söker på internet, skriver worddokument och hanterar siffror i excel, men också hur man bifogar en fil i ett mejl och hanterar Outlook. Idag är denna typ av utbildningsinsats inte så särskilt stort. Säg den idag som inte vet hur man surfar på nätet?

2008 införskaffade vi två Iphones, smarta telefoner. Det var vår VD och ena avdelningschefen som fick sådana. VD blev något förvirrad första gången telefonen ringde och hon inte riktigt visste hur hon skulle svara, det vill säga, att röra skärmen. Hon gjorde också misstaget att surfa på nätet när hon satt på en flygplats. Eftersom hon aldrig tidigare kunnat göra det via telefonen, visste hon inte hur mycket detta kostade. Ekonomichefen fick hicka och ändrade på abonnemangen! Ett tag senare blev smarta telefoner och läsplattor normala verktyg i vår vardag.

Det här med leverantörsfakturor var spännande. Byggprojekt har en tendens till att få många fakturor. De kom med posten till vårt kontor i Helsingborg (såvida inte felaktig fakturaadress tog dem någon annanstans). Där öppnade vi kuverten, stämplade in dem och bokförde dem i vårt redovisningssystem. Därefter placerade vi ut dem i platsledningens brevfack eller postade till övriga kontor så att de fick dela ut till platsledningen i sina geografier. Produktionsledningen körde in till kontoren och hämtade sina fakturor. Ute på byggena kontrollerade och konterade de fakturorna för att sedan köra in dem till kontoren igen. Väl inne på kontoren skulle projektchefer och avdelningschefer också kolla och attestera innan de postade dem tillbaka till administrationen i Helsingborg. Det här var väldigt tidsödande och en hel del fakturor försvann längs vägen. 2006 bestämde vi oss för att införa en elektronisk leverantörsfakturalösning. Några var emot detta och menade att det var viktigt att skriva ut fakturorna och ha dem i pärmar för att ha koll, men väldigt snart insåg nog alla hur bra det blev och framför allt att vi ökade kontrollen snarare än att tappa den. Idag är det inte bara elektroniskt, utan även ute i molnet och nåbart även i mobiltelefonen.

1998 tog vi fram ett kvalitets- och miljöledningssystem. Varje tjänsteperson fick en numrerad pärm, med ledningssystemets innehåll. Vi hade även ett arbetsmiljöledningssystem, som hanterades på samma sätt, i en plastmapp. Det var ett gissel varje gång något skulle uppdateras. Idag ligger vårt integrerade ledningssystem i ett molnbaserat intranät, som nås via dator, läsplatta och mobiltelefon. En revidering görs direkt där och slår igenom hos alla omedelbart! Även alla hantverkare har haft tillgång till samma material sedan 2010 på en medarbetarportal, och sedan 2015 i vårt projekthanteringsverktyg Fieldly i mobiltelefonerna, i en app.

Att hantera löneadministrationen var en ständig jakt på att få in tidrapporterna. Vi skrev tiden på pappersblanketter fram till 2015, då byggservice hantverkare fick äran att vara först ut med att rapportera tid via sina smarta telefoner, i projektstyrningsverktyget och appen Fieldly. Tänk så mycket enklare det blev! Första 2018 hakade resten av gänget på, så vi var allt lite svårflörtade. Idag kan alltså löneadministrationen i realtid direkt se när någon rapporterar in tid, även om den ännu inte är attesterad. Detta kan man såklart då även ute i projekten, vilket underlättar ekonomistyrningen och faktureringen.

Vår arbetsapp Fieldly som till en början enbart skulle hantera tid- och reserapportering växte snabbt i användningsområde för oss där vi tog oss an moment efter moment. Att via sin mobiltelefon på stående fot kunna dokumentera skyddsronder, hantera personalliggare, skriva fältrapporter, med mera, underlättar enormt i vår vardag. Inne på kontoren har Fieldly underlättat och automatisera flera andra delar med, såsom en digital dagbok där väder och arbetsstyrka sköts automatiskt och med fältrapporter, men också att fakturera våra kunder och kunna bifoga leverantörsfakturakopior till kundernas fakturor.

Sedan 2018 kan vi tack vare elektroniska personalliggare med hjälp av ID06-kortens infrastruktur på ett automatiskt sätt kontrollera våra UE-kedjor och alla aktörer på byggarbetsplatserna, med kopplingar även till Creditsafe. Vi jobbar också på för att finslipa detta och utveckla ännu fler kontrollpunkter för att underlätta arbetet med att på ett effektivt sätt säkerställa schyssta aktörer i sunda UE-kedjor.

När pandemin kom skyndade vi även på processen med att kunna arbeta mer utanför en terminal, och lade då ut övergripande dokumenthantering i en Sharepointmiljö tack vare Microsoft 365. Vi behöver fortsatt ha vissa delar innanför den terminal men det underlättade enormt och skapade en ökad flexibilitet och mobilitet. Parallellt med detta kom vi i gång rejält med att genomföra digitala möten. Några mer komiska inslag i de digitala mötena uppstod under 2020 men idag känns det som att de allra flesta är bekväma med att medverka i digitala möten, och kan vifta med händerna, skriva kommentarer och applådera.

I samma veva passade vi på att implementera digitala signeringar gällande till exempel inköp, personalarbete, mötesprotokoll och årsredovisningar. Det var bra under pandemin men också något som underlättar framåt avsevärt även utan en pandemi. Det gör att original av kontrakt blir digitala i stället för papper med bläckpennesigneringar som kräver en pappersarkivering.

Rent konkret har vår digitaliserade administration lett till att vi idag har utrymmen som inte behöver användas till pappersarkivering, och på vårt Helsingborgskontor har vi under 2022 ett nytt konferensrum och håller på att utveckla ytterligare ett konferensrum! Vi spar alltså både pengar och utrymme på vår digitalisering, vilket man kanske inte alltid tänker på!

Parallellt som de mer administrativa insatserna blivit alltmer digitala har vi haft något större utmaningar när det kommer till projektens projektering och produktion. Vi har under en längre tid utvecklat hur vi kan arbeta med pdf på ett smartare sätt, där framför allt BlueBeam hjälpt oss i detta. Vi tittar nu på hur detta kan utvecklas vidare, och har till exempel utvecklat vår tillvalsprocess till att kunna bocka i pdf:er och sedan signera digitalt, för köpare av bostäder som så önskar, medan några fortsatt önskar hantera det i pappersform. Att sköta granskningsprocessen med smarta pdf:er är också något som fungerar bra i projekteringen och vi funderar på hur vi kan styra upp och följa upp besiktningsprocessen bättre med hjälp av smarta pdf:er. Ett steg vi länge tänkt på men haft svårt för att jacka upp är hanteringen av BIM (Building Information Modeling). Vi har investerat i programvaror och försökt ta stegen framåt i det tillsammans med kunder och andra aktörer. Först nu börjar vi känna att det börjar röra på sig. Det är viktigt att man har ett eget driv i det för att pusha det framåt och säga vad man vill uppnå för att underlätta framåt. Sedan flera år har vi använt det i dess enklare form, för att visualisera, men vi vill utveckla det vidare. Inom våra egna regi projekt har vi nu tagit tag i det lite mer, eftersom vi kan styra upp det redan i rollen som byggherre. Det hjälper oss också i hantering av säljmaterial, VR och AR i säljprocesserna och så vidare.

Vi har tagit väldigt stora kliv inser vi när vi blickar bakåt, men vi ser också att vi har en ocean av möjligheter kvar att ta tag i. Men för att orka behöver man ta små myrsteg varje gång, istället för alltför stora älgakliv framåt i ett svep. I år kommer vi att fokusera på analysmöjligheterna, BIM och sund konkurrens.