Kraven vi ställer på UE!

Föranmälan entreprenörer till byggarbetsplatsen och kraven vi ställer på alla entreprenörer!

Vi har i drygt fem år lite mer tydligt haft med i våra inköpsvillkor att våra underentreprenörer till oss ska anmäla och få godkänt sina tänkta entreprenörer och bemanningsföretag. I detta ingår också att våra underentreprenörer måste föra ned kraven vi har på dem till sina underentreprenörer och bemanningsföretag. Syftet är att vi ska ha koll på vilka aktörer som är på våra byggarbetsplatser och att dessa aktörer ska vara schyssta och sunda. Ska vi vara ärliga har vissa aktörer vi anlitat inte varit så duktiga på att i förväg kontakta oss, utan plötsligt har det stått en aktör utanför bygget som vill komma in och börja jobba! Detta påtalar vi för vår anlitade underentreprenör och vissa lär sig snabbt, andra tar det längre tid för. Vi ska också vara ärliga med att vi själva inte alltid heller har haft det ledarskapet att säga åt vår underentreprenör lite skarpare med de verktyg vi faktiskt har. Idag är det dock bättre än vad det var för fem år sedan, och som stöd i arbetet finns nu våra kunder som allt oftare har sådana krav, men även bankerna har ett sådant initiativ på gång som vi agerade testpilot i för ett år sedan.

Syftet är att kunden vill göra affär med en schysst byggare och kräver sedan att kraven de har på byggaren ska följa med ned i byggarens affärer nedåt. Vi är också en kund och vi gör i vår tur många affärer, eftersom ett bygge behöver väldigt många olika kompetenser och därmed flera olika entreprenörer, som vi då kallar för underentreprenörer. Vi vet vilka affärer vi själva gör och vilka krav vi har på dem, men vi vill ha kontroll över våra underentreprenörers affärer och säkerställa att de verkligen för ned kraven vi har på dem till sina aktörer. Det är därför rutinen föranmälan finns.

Det handlar helt enkelt om att vi alla genom en god planering, inklusive inköpsprocessen, säkerställer att vi i god tid hinner kontrollera de aktörer vi vill anlita så de lever upp till kraven vi har, och att de i sin tur planerar sina inköp i god tid så de kan kommunicera med oss i god tid.

Alla aktörer vi känner till, våra egna underentreprenörer och deras aktörer under sig, lägger vi sedan in i vårt projektverktyg Fieldlys, så kallade, UE-kedja inne i projektet. Vi lägger in aktörerna där manuellt, och lägger in dem så det syns vem som har gjort affär med vem. Vi kommenterar typ av tjänst som avses med mera. Aktörer som däremot inte lagts in, men som ändå checkar in på byggarbetsplatsen åker ändå in med automatik i kedjan och det framgår då tydligt att de inte är inlagda i kedjan före de beträder bygget. Det finns en tydlig spårbarhet kring om vi har eller inte har gjort en föranmälan. Sedan kan det bero på en mänsklig miss, vi har gjort kontrollen med mera i förväg, men vi har bara missat att lägga in aktören och så att säga föranmäla korrekt.

Rutinen att föranmäla har vi haft länge och den är i sig inte komplicerad, även om våra underentreprenörer behöver bli bättre på detta. Det som dock är svårt och som vi hela tiden tar nya utvecklingskliv i är att kontrollera alla entreprenörer och bemanningsföretag på olika sätt. Vissa kontroller är smidiga och automatiserade, och kan göras inne i vårt affärssystem inför köpen, där alla företagets olika aktörer finns med och bevakas dygnet rund med hjälp av Creditsafe.

• Är de registrerade för F-skatt och är de registrerade som arbetsgivare? (obligatoriska krav) Detta automatiserade vi under 2019.  
• Är de registrerade för moms? (svårt för utländska bemanningsföretag, men i övrigt rimligt krav) Detta automatiserade vi under 2019. 
• Om utländskt företag kräver vi att de registrerar sig som filial i Sverige och får ett svenskt filialnummer kopplat till sitt utländska bolag. Vi måste kräva att få se detta filialnummer och lägga in det i vårt system.  Tyvärr är det än så länge manuellt att koppla ihop utländskt bolag med sitt filialnummer, men ändring är på väg. 

• Har de skatteskulder och i så fall hur stora? Detta har bevakats under många år, men nu åker det in automatiskt i vårt affärssystem så att alla kan se och bevaka det, kom på plats under våren 2023.  
• Är de medlemmar i en svensk arbetsgivarorganisation (vilket innebär att de har kollektivavtal då) eller har de hängavtal direkt med en facklig organisation? Bägge är OK, men vi kräver svenska kollektivavtalslösningar på våra byggen, så det är viktigt att kontrollera detta. Detta sköter vi dessvärre manuellt men har en API-lösning på gång för aktörer inom byggsektorn, och då kommer vi få in det i vårt affärssystem smidigare. Idag kontrollerar vi ett företag och lägger sedan in datan om de har kollektivavtal, hängavtal eller saknar kollektivavtal, och datan blir sedan tillgänglig för alla i affärssystemet. Vi längtar till automatiseringen! Genom att vi säkerställer att bolagen har kollektivavtal på ett eller annat sätt utgår vi från att berörda fackliga organisationer och arbetsgivarorganisationer genomför lämpliga kontroller och utesluter ej önskvärda medlemmar eller säger upp hängavtal.  Aktörer vi anlitar, som ligger inom vårt eget kollektivavtal Byggavtalet, säkerställer vi särskilt att de antingen är medlemmar hos arbetsgivarorganisationen Byggföretagen eller har hängavtal med Byggnads. Har de hängavtal med Byggnads säkerställer vi att vi till Byggnads meddelar att vi har för avsikt att anlita dem, såvida vi inte anlitat den aktören förut. När vi fört upp en aktör på vår förteckning hos Byggnads kan alla hos oss se det i vårt affärssystem.  

Vi genomför sedan andra kontroller med, men de är inte kopplade till köpen utan snarare till produktionsskedet: 

• Individerna på byggarbetsplatsen ska ha erforderliga utbildningar för sina uppgifter, och alla ska ha genomgått Safe Construction Training. 

• Utländska företag – ska när de anländer till bygget överlämna sin dokumentation kring utstationering till oss, att de har registrerat sitt företag på vårt projekt, men också att alla individer de ska ha på bygget är registrerade. Så dokumentationen ska inte enbart ske när företaget som sådant anländer, utan tas emot för varje individ (om inte alla registrerades i ett svep). 
• Individer som har sin nationalitet utanför EU/EES måste kunna uppvisa arbetstillstånd för perioden de är hos oss. Detta är för oss mycket krångligt att kontrollera idag, och här behöver vi verkligen få större stöttning från myndigheterna (i detta fall Migrationsverket) i att skapa förutsättningar för en mer effektiv och digitaliserad kontroll, via bolaget Id06. De kan då stänga av Id06-kort för individer som inte har arbetstillstånd kvar och endast ge Id06-kort till individer som har.  
• EU:s sanktionslista, att vi inte anlitar företag med kopplingar till sanktionslistan. Detta kontrollerar vi löpande med hjälp av extern aktör (Inyett), men det är mycket kostsamt och ineffektivt, och vi har i kontrollerna som genomförts inte hittat några kopplingar alls.  
• Löpande kontroll på att de fortsatt efterlever kraven vi kollade vi köpen, vilket är lätt tack vare bevakningen i realtid och dygnsförändringar som når oss varje morgon.  
• Arbetsplatskontroller: Vi åker oanmält ut till våra byggen och kontrollerar då att alla på plats är incheckade i personalliggaren, att individerna som är incheckade verkligen är rätt personer och så vidare. 

• Löpande säkerställer vi också att individer på bygget är rätt klädda och har tillgång till rätt personlig skyddsutrustning samt att de verkar arbeta korrekta arbetstider, men också att de verkligen sköter rutinen kring personalliggare.  
• Information om företrädare av bolag kontrollerar vi, men mer diskret. Vi anser inte att alla i inköpsprocessen behöver få information om allt, särskilt inte när vi inte anser att det betyder något utifrån perspektivet sunda UE-kedjor. Den informationen måste hanteras varsamt anser vi.  

Vi är mycket tacksamma över den automatisering och digitalisering som sker inom det här området, men mer behöver göras. Vi kan omöjligt lösa denna mycket svåra och väldigt komplicerade uppgift helt manuellt för då hade vi behövt ha en betydligt större administration, men arbetet för att komma dit där vi är idag har kostat tid och pengar i utvecklingen, men vi är glada över att ha åstadkommit det. Vi är dock inte klara på långa vägar, utan fortsätter arbetet för en ännu bättre kontroll och uppföljning. Sund konkurrens och schyssta byggen är viktigt för oss, och med det att vi säkerställer sunda UE-kedjor.

Aktörer som varit viktiga i detta arbete hos oss är Fieldly (projektstyrningsverktyg), Entral (personalliggartavlor), Creditsafe (ekonomisk bevakning), Inyett (bland annat sanktionslistan, men även bakomliggande betalkontoägare med mera) och ID06 (ID06-kortens mycket viktiga infrastruktur). Två andra viktiga aktörer för oss är vår arbetsgivarorganisation Byggföretagen som särskilt sedan 2018 dragit upp ett rejält tempo i arbetet för schyssta byggen, och vår fackliga organisation Byggnads som vi har en hel del dialoger med och vi försöker hjälpa varandra när vi har misstankar om någon aktör. Ingen klarar av det här arbetet på egen hand utan det här är något vi alla måste göra tillsammans, och ytterligare viktiga aktörer som behöver utveckla sig för att kunna stötta bättre är våra myndigheter. Genom små förändringar hos dem kan vi få till ännu bättre kontroller.