Lagar och andra krav

Lagar och andra krav att hålla reda på

Två gånger om året går vi igenom vår förteckning över alla lagar, föreskrifter, förordningar, branschkrav, branschstandarder med mera, för att se ifall det tillkommit något, ändrats något eller kanske till och med tagits bort något. Nja, det är kanske inte så ofta något tas bort, men ändå.

Rutinen startar upp med att vi går in på Riksdagens hemsida för att dra igenom alla revideringar för lagar och förordningar. Därefter fortsätter vi in på myndigheternas hemsidor för att spana in föreskrifternas nyheter. Myndigheterna har mer eller mindre bra hemsidor till stöd, och Arbetsmiljöverket har nog den hemsida vi gillar bäst. Där är det lätt att fånga upp vad som är ändrat eller har tillkommit. Vi avslutar sedan med att gå in och spana in branschstandarder och branschkrav på olika hemsidor. Ju bättre deras hemsidor är gällande regelverk, desto mer effektivt blir denna bevakning för oss företag.

Varje gång vi stöter på något nytt eller ändrat, laddar vi ned dem och lägger in i vårt datornätverk som ger alla tjänstemän tillgång till dem. Vi lägger dem dessutom i vår arbetsapp Fieldly, som alla medarbetare har tillgång till i läsplattor/mobiltelefoner, och därmed kan alla läsa alla krav.

I vårt ark anger vi vad lagen eller motsvarande heter, vilket ursprungsnummer den har samt senaste revidering. Vi har lagt in en länk till lämplig hemsida samt till var vi lagt dokumentet. Varje krav har dessutom fått en av oss egen tolkning och kort summering, för att ge en hint om vad lagen eller motsvarande handlar om, och vilken rutin hos oss som berörs. Detta är en rutin vi haft, på ett systematiskt sätt, sedan 2004 tack vare vår ISO-certifiering inom kvalitet och miljö, och innan dess hade vi det mer tydligt för arbetsmiljöföreskrifterna.

På vår förteckning, som hanterar kvalitet, miljö, arbetsmiljö, personal/arbetsrätt, affärsetik med mera finns det över 130 olika sådana att stämma av. Vi ska dessutom fånga upp eventuella nyheter. Utöver dessa har vi även några inom ekonomi/skatt att beakta. Vi har nu gjort genomgången för årets början och kunde konstatera att vi lade till en föreskrift samt gick igenom ändringarna i 22 stycken av dem.

Det är en tidsödande uppgift att göra, men viktig, och att köpa tjänsten av konsulter tror vi inte på, eftersom vi genuint måste införliva dem i vår verksamhet och därför ändå måste läsa igenom dem för att förstå vad de innebär för just oss. Däremot tar vi hjälp ifall vi anser att det är svårt att tolka dem, och brukar då kontakta Sveriges Byggindustrier för stöd.

När vi är klara med allt summerar vi allt i ett mejl som sänds ut till alla, samt i vårt informationsblad som alla medarbetare har tillgång till. Om eventuella rutiner eller mallar behöver uppdateras fixar vi det med, eller planerar in insatser som krävs, till exempel utbildning eller ny medicinsk kontroll.

Vi tycker det är bra att vi har ordning och reda i Sverige gällande lagar och regler av olika slag, men för att underlätta för företag är det viktigt att rutinen för att bevaka och följa upp blir så smidig som möjligt, vilket myndigheterna kan bidra med. Det är också viktigt att kvalitetssäkra alla regler så de är lättförstådda, tydliga att tolka och lätta att administrera/hantera. Det är viktigt att man lyssnar på lagrådet inför kommande lagar/förordningar och även på de remissvar som kommer in, eftersom de ofta ger signaler från ”verkligheten”. Vi hoppas också att vår näringsminister Ibrahim Baylan menar allvar med sin förenklingsresa som genomfördes under senhösten och att vi tidigt får se resultat på detta, då vissa delar som togs upp faktiskt ganska lätt kan rättas till med små korrigeringar och tillägg i befintligt regelverk.  Vår VD deltog på ett sådant möte i Malmö. Det är också viktigt att de regler som finns efterlevs av alla och följs upp av myndigheterna, så vi upplever att vi alla tävlar och verkar på lika villkor på marknaden, så att inte vissa genar i kurvorna eller till och med totalt struntar i regelverket och medvetet bryter mot dem.

Vi, liksom många andra företag, jobbar hårt med att försöka efterleva regelverket, och vi är rätt säkra på att vi trots denna rutin, ändå inte lyckas fånga upp allt vi borde på bästa sätt. Sedan ska ju detta nå ut och implementeras i hela organisationen och efterlevas av alla individer i organisationen, och ofta är detta en ganska stor insats när det kommer till ändringar. Ofta går vi in och trendspanar på de olika myndigheternas hemsidor för att ha koll på remisser och kommande förändringar, för att vara förberedda.

I vårt företag är vi ca 200 medarbetare och merparten av alla arbetar i våra projekt på olika sätt, eller med anbud och kalkyler, närmare bestämt ca 130 hantverkare och 60 tjänstemän. Kvar finns åtta medarbetare som verkar som ”staben”, vår gemensamma administration, som sköter personal- och löneadministrationen, kundfaktureringen och reskontran, leverantörsbetalningar och reskontran, den allmänna bokföringen och inbetalning av skatter, fordonsparken, samt vårt integrerade kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- och personalledningssystem inklusive affärsetik. Samma gäng sköter även stödet gällande entreprenadjuridik och upphandlingsjuridik, utbildningsinsatser, post, telefonväxel, IT, personalliggare med mera. Det är en slimmad men välsmord liten organisation, och så ser det ut för väldigt många företag. Några av dessa åtta personer har då dessutom i uppdrag att hålla koll på lagar och andra krav. Det är ofta därför regelkrångel nämns som en stor utmaning för många, framför allt riktigt små företag, som har lika många regler att förhålla sig till, som riktigt stora företag. Vi är väl någonstans mitt i, och kan hantera det, men för många är det tungt. De vill väl, men har inte resurserna fullt ut för samma bevakning och djupdykning.  Vi brukar dock tipsa en del andra företag om vad vi känner till som de behöver uppmärksamma, och är man medlem i en bransch- och arbetsgivarorganisation (och Svenskt Näringsliv) får man också bra stöd.

Nu har vi dragit igenom årsskiftets ändringar och fortsätter vår verksamhet utifrån det. Nästa djupdykning sker om ett halvår.