Dags att släppa taget om pappret! 

Papper och pärmar – dags att släppa taget om dem!

Vi har i allt större utsträckning hos oss lämnat papper och pärmar bakom oss, så pass mycket att vi idag har kunnat ändra arkivrum till mötesrum! Hållbart, underbart och effektivt!

MEN, vi har några moment som än idag av någon anledning är i pappersform och i pärmar! När vi närmar oss slutskedet av produktion ska vi lämna ifrån oss den så kallade objektsdokumentationen som BAS-P ska säkerställa, och de drift- och skötselpärmar och KMA-pärmar som ska överlämnas. Det vanligaste är att vi lämnar över dem som just pärmar, med papper i. Ibland en pärm med original och två pärmar med kopior, per lägenhet… Det kan bli väldigt många pärmar med väldigt mycket papper. Men är detta hållbart? Det går åt massvis med papper och pärmar, det krävs transporter och dessutom är det bökigt att underhålla och revidera dem!

Just i bostadsprojekten behöver vi rent praktiskt boka upp ett konferensrum som vi sedan invaderar med pärmar, och sedan stoppar i papper efter papper. Det går som sagt åt många pärmar och väldigt mycket papper, och det tar tid att fixa, och det ska sedan transporteras i väg. Vi får inte ens plats med alla pärmar i en bil!!! Det värsta exemplet var när vår stora sal med 60 sittande i skolsittning, användes för att ta fram pärmar till ett projekt. Bord efter bord fylldes med pärmar, och sedan stol efter stol…

Ska vi verkligen jobba så här? Det känns ju helt galet?

När vi läser på i regelverk går det bra med digitalt material för drift- och skötselpärmarna, men ändå står det kvar i många AF-delar att vi ska hantera det i pappersform. Ibland försöker vi lyfta det i början av projektet ändå, och kan få gehör. Men vore det inte bättre om alla bara stannade upp och ställde sig frågan om varför vi fortsätter göra så här? Det finns ju digitala möjligheter!

Under projekttiden jobbar vi idag på en digital plattform där material läggs, allt från protokoll till säkerhetsdatablad. Ändå ska det sedan skrivas ut papper och sättas i pärmar?

Är det till lokaler blir det inte så många pärmar men där hade det ju varit smidigare om byggherren och brukaren hade haft kvar det digitalt i stället, vilket blir smidigare för både dem och oss. När det gäller bostäder kan man sätta in QR-koder på lämpliga ställen i lägenheterna och sedan via den nå fram till lämpliga instruktioner, som tryggt ligger i molnet någonstans.

Det viktiga är att det är byggherren som säkerställer den digitala lösningen för dokumentationen, vilket kan göras internt men det finns också många bra externa lösningar. Gäller det lokaler kan det interna intranätet hos dem fungera utmärkt. Då för de över materialet vi lägger in på projektportalen till sitt intranät. De kan sedan om de vill skriva ut QR-koder med länkar till platsen. QR-kod kan till exempel vara bra att ha i teknikrummet, eller i köket på insidan av en dörr eller lucka.

När det gäller dokumentation kring lägenheter beror det lite på vad det är för typ av lägenheter. Handlar det om hyresrätter kan ju fastighetsägaren ombesörja en portal, till exempel på Microsofts Sharepoint, som man bjuder in de boende till. Platsen kan mappas upp med lägenhetsnummer och med gemsamhetsytor. Detta kan man även göra för en bostadsrättsförening, som också antingen kan ombesörja en gemensam plattform, till exempel Sharepointmiljö, eller faktiskt köpa en färdig lösning.

Det viktiga är ju att det sedan ska vara lätt att komma åt materialet och göra eventuella revideringar och kompletteringar, eftersom fastigheterna förändras över tid. Drift- och skötselmaterial samt objektsdokumentationen i övrigt ska ju följa fastigheten och fastighetens förändringar, och detta blir ju så mycket lättare med digitala lösningar, vilket således är till nytta även för byggherre och brukare!

Det avlastar således både miljön och individer med digitala lösningar! Så låt oss sluta nu med papperspärmarna! Helt ärligt har vi som byggherre också varit lite slarviga med detta och kört på enligt vanligt utan att stanna upp och reflektera kring detta, men nu har vi bestämt oss för att inte ha pärmar i kommande projekt, utan hantera detta med digitala lösningar. Men i vår verksamhet är projekt i egen regi en väldigt liten del av vår totala verksamhet, så vi behöver uppmuntra våra kunder till att också vilja ändra på sina rutiner och krav på hur vi ska hantera fastighetens drift- och skötselinformation och objektsdokumentationen som krävs.

Vi kommer fortsätta lyfta upp detta i våra projekt där vi stöter på texter kring pärmar, ibland rent slentrianmässigt.