Stabens samordning! 

Stabens samordning!

Staben, koncernens overhead eller administration. Oavsett vad det här gänget kallas för är det en viktig del av organisationen. Vi väljer att kalla oss för staben. Utåt sett syns nästan aldrig staben eller stabens insatser, men de är viktiga och nödvändiga för verksamheten i övrigt!

Koncernens stab arbetar med koncernens bokföring och ekonomiska administration. Vi tar emot alla leverantörsfakturor, skickar iväg alla kundfakturor och eventuella påminnelser, skickar iväg betalningsfiler och stämmer av att alla kundfakturor blir betalda. Vi anmäler personalliggare till Skatteverket och avanmäler dem när det är dags för det. Vi ordnar med arbetskläder och verktyg, köper kontorsmaterial, bokar mat till möten och utbildningar, svarar i växeln, sköter post, bevakar lagar och andra krav, fixar med fordonsparken, köper och säljer lastbilar, ordnar med däckbyten, sköter bokslutsarbetet, betalar skatter, sköter koncernens kvalitets-, miljö-och arbetsmiljöledningssystem, sköter löner och löneutbetalningar, förhandlar och stämmer av prestationslöner, går igenom reseräkningar och personliga utlägg, ordnar med hälsoundersökningar, och sköter rehabiliteringar. Vi skickar kundenkäter och administrerar med hemsida, sociala medier mm. Vi stöttar organisationen inom allehanda administrativa frågor och inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Vi uppdaterar mallar och checklistor och uppdaterar programvaror, samt ordnar med licenser och behörigheter. Trots att mycket har nämnts görs ännu mer! Det är ett viktigt gäng som skapar förutsättningar för övriga i koncernen!

För att gruppen ska fungera bra och inte arbeta dubbelt eller undvika att missa saker införde vi för mer än 15 år sedan en större mötesdag i månaden, då vi började bli fler inom administrationen och behövde säkerställa en effektiv och fungerande stab.

Varje månad har vi ett dagslångt möte, men med olika deltagare för olika delar av administrationen.

Ett av mötena kallar vi för marknadsmöte. Där medverkar deltagare som arbetar med koncernens hemsida, informationsskärmar, informationsblad, sociala medier och inköp av give aways mm. Här lyfts olika idéer och tankar kring utveckling inom det området, och man stämmer av vem som ska göra vad och när, samt status på det arbetet.  Mötet är inte långt, men viktigt. De informerar övriga om sitt arbete.

Ett annat delmöte är personaladministrationens möte, där man går igenom aktuella händelser inom personalarbetet, såsom nyanställningar, utbildningar, rehabilitering, löner, sjukfrånvaro, Id06-kort, disciplin kring in- och utcheckningar från personalliggare, bevakning av lagar och andra krav kopplat till personal- och lönearbete, IT-arbete kopplat till lön/personal mm. Eftersom medarbetare inom detta område har väldigt specifika uppgifter är det bra att stämma av arbetet med varandra då vissa uppgifter glider in i varandras och man behöver kunna se och följa helheten. Vi lyfter för gruppen även information vi får från externa forum inom området.

Ett tredje delmöte avser KMA-styr, där medarbetare inom det övergripande arbetet med kvalitet, miljö och arbetsmiljö medverkar och går igenom de övergripande rutinerna samt hela ledningssystemet. Ständigt pågår ett utvecklingsarbete i ledningssystemet, och utifrån omvärldsbevakning, lagbevakning och lärdomar internt skruvar vi på rutiner, mallar, checklistor mm. Vi stämmer av tillstånd inom asbest, transporter av avfall, UE inom Byggavtalet mm. Vi stämmer av händelser inom arbetsmiljön, såsom riskobservationer, tillbud och olyckor, egna och UE:s, men också händelser i branschen vi hört talas om. Vi lyfter information från externa forum vi medverkar i. KMA-styr är gänget som samordnar och förbereder Utvecklingsgruppens (ledningsgrupp inom KMA) möten och mötesunderlag.

Sedan har vi det stora mötet, där alla inom staben medverkar, på vårt ekonomi- och administrationsmöte. Här tar vi upp allt inom ekonomi, vår övergripande administration och informerar om när medarbetare börjar/slutar, IT-program, telefoni, olika deadlines, skötsel av kontoren med mera.

Inget av mötena är superlånga med de fyller alla sin viktiga funktion i att få en stab som får en känsla för vad de andra inom staben arbetar med och i hur allt sitter ihop där alla delar behöver fungera för en fungerande stab, och därmed i förlängningen en fungerande organisation för allt från kalkylarbete till produktion. Vi upplever det också effektivt att samordna alla dessa möten till samma dag, en dag i månaden, och då ägnar vi all tid den dagen åt detta.

Vissa månader håller vi dem digitalt, och vissa månader kör vi dem fysiskt och träffas i Helsingborg.

– Det känns tryggt att ha dessa regelbundna möten där vi tar upp olika områden inom företaget. Genom att diskutera olika ämnen får vi en överblick över vad som pågår i koncernen både nu och i framtiden. Det håller oss ständigt uppdaterade och förberedda på vad som komma ska. Det är en viktig mötesdag, där vi i staben får sammanstråla och prata ihop oss! Dessutom är det alltid trevligt att träffas och få höra vad som händer hos kollegorna för tillfället, säger Louise Aldrin, som sitter med i tre av fyra möten, i rollen inom kommunikation och media. 

– Våra månadsmöten med staben har blivit en viktig, och trevlig, dag i schemat. Det är en bra plattform, där vi lyfter vad som hänt sedan sist vi sågs, och vad som är på gång i organisationen, på ett övergripande plan. Dagen ger oss möjlighet att diskutera, utveckla, och lösa ev. problem i tid.  En annan aspekt är att det stärker staben att träffas regelbundet – vilket gör att vi känner oss trygga med varandra inom koncernen – trots att vi arbetar på olika orter, i olika företag och på olika poster, säger Anna Starnert, som sitter med i två av fyra möten, inom administration/ekonomi, och inom kommunikation och media. 

– Information och kommunikation är ofta komplicerat eftersom vi har så olika behov. Jag tycker vi har hittat en bra avvägning med våra koncerngemensamma möten inom olika områden. Det ger oss goda förutsättningar att samordna och hitta lösningar som är för koncernens bästa, berättar Susanne Gustavsson, som sitter med i tre av fyra möten, i rollen som KMA-samordnare.